Mewn busnes, yn aml mae angen i ni gyflymu sgyrsiau a thrafodion gyda chwsmeriaid.Ond ni ddylid defnyddio rhai llwybrau byr sgwrs.

Diolch i destun, mae acronymau a byrfoddau yn fwy cyffredin heddiw nag erioed.Rydym bron bob amser yn chwilio am lwybr byr, p'un a ydym yn e-bostio, sgwrsio ar-lein, siarad â chwsmeriaid neu anfon neges destun atynt.

Ond mae yna beryglon mewn iaith gryno: Mewn llawer o achosion, efallai na fydd cwsmeriaid a chydweithwyr yn deall y fersiwn fyrrach, gan achosi cam-gyfathrebu a cholli cyfleoedd i greu profiad gwych.Efallai y bydd cwsmeriaid yn teimlo fel eich bod yn siarad uchod, isod neu o'u cwmpas.

Ar lefel busnes, mae “sgwrs testun” yn amhroffesiynol ym mron pob sefyllfa y tu allan i dynnu coes ffôn symudol cyfeillgar.

Mewn gwirionedd, gall cyfathrebu sydd wedi'i ysgrifennu'n wael â chwsmeriaid a chydweithwyr hyd yn oed beryglu gyrfaoedd, yn ôl arolwg gan y Ganolfan Arloesi Talent (CTI).(Sylwer: Pan fydd yn rhaid i chi ddefnyddio acronymau, mae'r frawddeg flaenorol yn enghraifft o sut i'w wneud yn dda. Cyfeiriwch at yr enw llawn ar y sôn gyntaf, rhowch yr acronym mewn cromfachau a defnyddiwch yr acronym trwy weddill y neges ysgrifenedig.)

Felly o ran cyfathrebu â chwsmeriaid trwy unrhyw sianel ddigidol, dyma beth i'w osgoi:

Sgwrs testun llym

Mae llawer o eiriau fel y'u gelwir wedi dod i'r amlwg gydag esblygiad dyfeisiau symudol a negeseuon testun.Mae'r Oxford English Dictionary wedi cydnabod rhai byrfoddau testun cyffredin megis LOL ac OMG.Ond nid yw'n golygu eu bod yn iawn at ddibenion cyfathrebu busnes.

Osgowch y byrfoddau hyn a ddefnyddir amlaf mewn unrhyw gyfathrebiad electronig:

• BTW – “Gyda llaw”
• LOL - "Chwerthin yn uchel"
• U - "Chi"
• OMG - "O fy Nuw"
• THX – “Diolch”

Nodyn: Gan fod FYI yn bodoli mewn cyfathrebu busnes ymhell cyn negeseuon testun, ar y cyfan, mae'n dal yn dderbyniol.Ar wahân i hynny, nodwch beth rydych chi wir eisiau ei ddweud.

Termau amwys

Dywedwch neu ysgrifennwch cyn gynted â phosibl, ac mae 99% o bobl yn deall eich bod yn golygu “cyn gynted â phosibl.”Er bod ei ystyr yn cael ei ddeall yn gyffredinol, ychydig iawn y mae'n ei olygu mewn gwirionedd.Mae barn un person am ASAP bron bob amser yn hollol wahanol i'r sawl sy'n ei addo.Mae cwsmeriaid bob amser yn disgwyl i ASAP fod yn gyflymach na'r hyn y gallwch ei gyflawni.

Mae'r un peth yn wir am EOD (diwedd dydd).Gall eich diwrnod ddod i ben yn llawer cynt na diwrnod cwsmer.

Dyna pam y dylid osgoi ASAP, EOD a'r acronymau amwys eraill hyn: NLT (dim hwyrach na) a LMK (gadewch i mi wybod).

Jargon cwmni a diwydiant

Gallai “ASP” (pris gwerthu cyfartalog) fod yr un mor boblogaidd o amgylch eich gweithle â’r geiriau “egwyl cinio.”Ond mae'n debyg nad oes ganddo fawr o ystyr i gwsmeriaid.Mae unrhyw jargon a thalfyriadau sy'n gyffredin i chi - o ddisgrifiadau cynnyrch i asiantaethau goruchwylio'r llywodraeth - yn aml yn ddieithr i gwsmeriaid.

Ceisiwch osgoi defnyddio jargon wrth siarad.Fodd bynnag, pan fyddwch yn ysgrifennu, mae'n iawn dilyn y rheol a grybwyllwyd gennym uchod: Sillafu ef y tro cyntaf, rhowch y talfyriad mewn cromfachau a defnyddiwch y talfyriad pan fydd yn cael ei grybwyll yn ddiweddarach.

Beth i'w wneud

Mae iaith llwybr byr - byrfoddau, acronymau a jargon - mewn negeseuon testun ac e-bost yn iawn mewn nifer gyfyngedig o sefyllfaoedd.Cadwch y canllawiau hyn mewn cof:

Ysgrifennwch yr hyn y byddech chi'n ei ddweud yn uchel yn unig.A fyddech chi'n rhegi, yn dweud LOL neu'n rhannu rhywbeth cyfrinachol neu bersonol gyda chydweithwyr neu gwsmeriaid?Mae'n debyg na.Felly cadwch y pethau hynny allan o gyfathrebu proffesiynol ysgrifenedig, hefyd.

Gwyliwch eich tôn.Efallai eich bod chi'n gyfeillgar â chwsmeriaid, ond mae'n debyg nad ydych chi'n ffrindiau, felly peidiwch â chyfathrebu fel y byddech chi'n ei wneud gyda hen gyfaill.Hefyd, dylai cyfathrebu busnes bob amser swnio'n broffesiynol, hyd yn oed pan fydd rhwng ffrindiau.

Peidiwch â bod ofn galw.Y syniad o negeseuon testun ac, yn y rhan fwyaf o achosion, e-bost?Byrder.Os oes angen i chi gyfleu mwy nag un syniad neu ychydig o frawddegau, mae'n debyg y dylech wneud galwad.

Gosod disgwyliadau.Rhowch wybod i gwsmeriaid pryd y gallant ddisgwyl ymatebion testun ac e-bost gennych (hy, a fyddwch chi'n ymateb ar benwythnosau neu ar ôl oriau?).

Copi o Adnoddau Rhyngrwyd